Bevor wir uns mit den Freigabemethoden beschäftigen, ist es wichtig zu verstehen, wie Berechtigungen in SharePoint funktionieren. Berechtigungen legen fest, wer auf bestimmte Inhalte zugreifen und diese bearbeiten kann. SharePoint bietet verschiedene vordefinierte Berechtigungsstufen, die Ihnen die Arbeit erleichtern:
Besitzer: Vollständiger Zugriff auf die gesamte Website oder den gesamten Bereich.
Mitglieder: Können Inhalte anzeigen, bearbeiten, hinzufügen und löschen.
Beitragende: Können Inhalte anzeigen, bearbeiten und hinzufügen, aber nicht löschen.
Leser: Können Inhalte nur anzeigen.
Besucher: Können auf bestimmte freigegebene Inhalte zugreifen, ohne sich anmelden zu müssen.
Sie können diese Berechtigungsstufen verwenden, um Benutzer einzeln oder als Mitglieder von SharePoint-Gruppen hinzuzufügen.
Die Firma Network4you (Systemhaus München) GmbH hat sich seit vielen Jahren im Bereich Informationstechnologie und Microsoft-Beratungsdiensten als Microsoft Gold Partner ausgezeichnet und hilft Ihnen dabei, von allen Vorteilen und technologischen Lösungen dieses renommierten Unternehmens zu profitieren, um die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern.
Die grundlegenden Freigabemethoden in SharePoint
Jetzt, da wir die Berechtigungen geklärt haben, können wir uns die verschiedenen Möglichkeiten ansehen, mit denen Sie Inhalte in SharePoint freigeben können:
Direkte Freigabe per E-Mail: Dies ist die einfachste Methode. Sie können eine E-Mail-Adresse direkt in das Freigabefenster eingeben und die gewünschten Berechtigungsstufen festlegen. Der Empfänger erhält dann eine E-Mail mit einem Link zum freigegebenen Inhalt.
Freigeben über Links: Erstellen Sie einen Link zu einem Dokument, einer Website oder einem Ordner und teilen Sie ihn dann mit anderen. Sie können festlegen, ob der Link für jeden zugänglich ist (anonym) oder ob sich Benutzer mit einem Microsoft-Konto anmelden müssen.
Einbetten von Inhalten: Binden Sie SharePoint-Inhalte in andere Plattformen wie Microsoft Teams oder Wikis ein. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Informationen zentral zu halten und die Zusammenarbeit zu fördern.
Fortgeschrittene Freigabeoptionen für die externe Zusammenarbeit
SharePoint glänzt wirklich, wenn es um die Zusammenarbeit mit externen Benutzern geht. Hier kommen die erweiterten Freigabeoptionen ins Spiel:
Gastfreigabe: Fügen Sie externe Benutzer als Gäste zu Ihrer SharePoint-Website hinzu. Gäste erhalten ihre eigenen Anmeldeinformationen und können auf die Inhalte zugreifen, für die Sie ihnen Berechtigungen erteilt haben.
Externe Freigabe mit Ablaufdatum: Teilen Sie Inhalte mit externen Benutzern und legen Sie ein Ablaufdatum für ihren Zugriff fest. So können Sie sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nicht unbegrenzt zugänglich sind.
Websiteeinschränkungen: Schränken Sie den Zugriff auf Ihre gesamte SharePoint-Website auf bestimmte Domänen ein. Dies ist nützlich für die Zusammenarbeit mit Partnern aus bestimmten Unternehmen.
Sicherheit und Kontrolle bei der externen Freigabe
Die Freigabe von Inhalten mit externen Benutzern ist zwar praktisch, erfordert jedoch auch ein gewisses Maß an Sicherheit. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:
Verwenden Sie starke Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass Sie externen Benutzern nur die Berechtigungen erteilen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen regelmäßig: Revoken Sie den Zugriff auf Inhalte, wenn externe Benutzer Ihre Zusammenarbeit nicht mehr benötigen.
Schulung zum Thema externe Freigabe: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darüber, wie sie Inhalte sicher mit externen Benutzern teilen können.
Teilen für die Öffentlichkeit: Öffentliche Websites in SharePoint
SharePoint ermöglicht es Ihnen sogar, Websites für die Öffentlichkeit zu erstellen. Diese Websites eignen sich perfekt für die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, Produktinformationen oder anderen Inhalten, die Sie einem breiten Publikum zugänglich machen möchten.
Mobile Freigabe: Teilen Sie Inhalte von überall
In unserer mobilen Welt ist es wichtig, auf freigegebene Inhalte auch von unterwegs zugreifen zu können. Die SharePoint-Mobile App ermöglicht es Ihnen, auf Ihre freigegebenen Dokumente, Websites und Listen zuzugreifen, diese anzuzeigen und sogar von Ihrem Smartphone oder Tablet aus zu bearbeiten.
Click
Click
Click
Click
Click
Click
Click
Click
Click
www.youtube.com/redirect?q=https%3A%2F%2Fwww.network4you.com%2F%E2%80%8E">Click
Click
Click
Click
Click
Click
Click
Click
Click
Click
Click
Click